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RGPD : ce que Billon Immobilier a mis en oeuvre

Le Groupe 25 mai 2018
RGPD : ce que Billon Immobilier a mis en oeuvre

Conscients que la protection des données personnelles est un sujet qui nous concerne tous, nous avons démarré, dès 2017, notre mise en conformité avec les futures directives européennes de la loi RGPD. Notre objectif : garantir une utilisation et une collecte transparente, sécurisée et responsable de vos données personnelles. Quitte à aller au-delà des exigences de la loi...

Adaptation du socle contractuel papier et web

Le RGPD prévoit qu’une information spécifique doit être remise par le responsable de traitement à toute personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement.

Nous avons complété nos mandats immobiliers et nos supports commerciaux et juridiques liés à la location pour satisfaire à cette obligation.

Nous avons également établi une Politique de confidentialité sur notre site web, consultable ici.

Consentement - Minimisation et transparence de la récolte des données

Le RGPD prévoit que, dans certains cas, la personne physique dont les données personnelles font l’objet d’un traitement doit consentir de manière explicite et éclairée à ce traitement.

Nous avons analysé que, la majorité du temps, ce sont nos mandants qui nous remettent ces données personnelles, en vue d’obtenir des informations sur notre activité ou nos services, ou encore pour signer un mandat immobilier avec nous, et leur consentement est de ce fait non requis.

De même pour un candidat à une offre de location qui prend contact avec nous en déposant son dossier en ligne ou en agence avec ses données personnelles requises : son consentement au recueil des données n’est pas requis s’agissant d’une démarche spontanée de sa part.

Par ailleurs, à chaque étape qui précède la signature d’un mandat immobilier ou la concrétisation d’une mise en location, nous nous efforçons de ne recueillir que les données personnelles strictement nécessaires à notre mission.

Création et maintenance d’un registre des traitements des données

Conformément au RGPD, nous avons établi un registre informatisé répertoriant l’ensemble de nos traitements de données à caractère personnel, qui est tenu à disposition des organismes de contrôle compétents.

Ce registre a vocation à être mis périodiquement à jour, en fonction des nouveaux traitements de données et des évolutions de nos processus.

Nomination d’un délégué à la protection des données

Bien que Billon Immobilier ne soit pas éligible à la désignation obligatoire d’un délégué à la protection des données (dit « DPO » pour « Data Protection Officer ») au titre du RGPD, nous avons tenu à en désigner un afin de nous assurer une politique efficiente en matière de gestion des traitements de données personnelles.

Notre DPO est M. Emmanuel CHAIZE, Directeur Groupe du service informatique depuis 2003 et domicilié professionnellement chez Billon Immobilier, « Le Sheratan », 27 bis avenue des Sources, 69009 LYON.

Optimisation de la mise en œuvre des droits prévus par le RGPD

Le RGPD prévoit de nouveaux droits en faveur des personnes physiques dont les données personnelles font l’objet d’un traitement.

Pour chaque droit concerné (à savoir accès, rectification, opposition, portabilité, effacement, limitation), nous avons vérifié et mis en place le cas échéant, le process permettant aux intéressés de l’exercer et pour nous d’y répondre, dans les cadres et limites posés par le RGPD.

Processus de protection pour tout nouveau traitement de données

Le RGPD introduit le concept de prise en compte du respect de la vie privée dès la conception du traitement : les différentes obligations pesant sur la collecte des données doivent être prises en compte dès la conception du traitement de données (« privacy by design and by default »).

Chez Billon Immobilier, nous avons défini les étapes à suivre et services support à solliciter lorsque nous effectuons un nouveau type de traitement de données dans le cadre de notre activité. De la sorte, l’ensemble des équipes support intervenantes en la matière demeurent mobilisées et attentives à la conformité au RGPD pour chaque service que nous faisons évoluer ou que nous mettons en place.

Confidentialité et sécurité des données

Nous prenons toutes les précautions matérielles appropriées pour protéger les informations personnelles de nos clients dont la confidentialité et la sécurité nous sont essentielles.

Nous avons ainsi analysé pour chacun de nos traitements le niveau de criticité des informations recueillies pour mettre en place les outils nécessaires pour parer à toute utilisation non autorisée ou illicite de ces données, leur perte ou leur destruction accidentelle et de manière générale à toute violation de sécurité.

En outre, chacun de nos collaborateurs signe une charte informatique et confidentialité des données dans laquelle il s’engage à ne traiter que les données des personnes physiques strictement en lien avec son portefeuille de mandats ou ses missions et son poste.

Egalement, les données que nous recueillons sont hébergées, sauvegardées et archivées selon des moyens matériels et des protocoles sécurisés, contrôlés régulièrement et surveillés quotidiennement afin de garantir la sécurité du système d'information.

Revue périodique des procédures

Nos équipes support intervenantes dans le domaine du RGPD, et tout particulièrement notre service informatique, effectuent régulièrement une revue des procédures de traitement des données personnelles que nous collectons, afin de s’assurer du maintien de leur sécurité et de leur confidentialité.

De même, cette revue périodique permet de nous assurer que nous demeurons en mesure de répondre aux démarches faites par une personne physique exerçant ses droits issus du RGPD.

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